Cos’è il Toyota Kata
Il Toyota Kata è un sistema di management e modello universale di creatività, sviluppato da Mike Rother, che ha studiato le routine manageriali alla base del successo di Toyota in termini di adattamento e miglioramento continuo.
Attraverso un metodo per insegnare a tutte le persone la capacità di base del pensiero scientifico, il Toyota Kata rende l’azienda una vera learning organization che sa trovare e sviluppare le soluzioni adeguate ai problemi specifici che incontra, ed è capace di affrontare con successo e fiducia l’incertezza delle sfide future.
Tale approccio permette quindi di realizzare risultati apparentemente impossibili, attraverso lo sviluppo e l’empowerment di individui e team, e di rendere il miglioramento continuo quotidiano, sostenibile e allineato alla strategia aziendale.
Kata: creare l’abitudine del miglioramento
Come dimostrano le neuroscienze, per creare o cambiare la cultura di un team o un’organizzazione, ovvero sviluppare nuovi modi di pensare, le persone devono praticare comportamenti mirati. Mike Rother li ha chiamati “kata”, mutuando il termine dalle arti marziali, e ne ha individuati due, a supporto di una cultura di apprendimento e miglioramento continuo:
- Il Kata del Miglioramento permette alle persone di migliorare e raggiungere nuove sfide in modo scientifico e sistematico. In sintesi, prevede di procedere verso successive condizioni obiettivo di breve termine in direzione di una sfida più generale di medio-lungo termine, superando gli ostacoli che si incontrano, attraverso la sperimentazione a piccoli passi veloci (“cicli PDCA”).
- Il Kata del Coaching offre ai manager una modalità standardizzata ed efficace per insegnare intenzionalmente alle proprie persone il Kata del Miglioramento, in qualità di veri e propri “allenatori” (“coach”) del metodo.
Un modello di miglioramento… migliore!
Spesso nelle aziende, anche quelle “mature” nella trasformazione lean, il modello di miglioramento comporta dei limiti e delle criticità. Per citarne due, il miglioramento spesso non è parte integrante del lavoro quotidiano, ma avviene sotto forma di eventi straordinari e progetti periodici, ed è pertanto difficile sostenere i risultati; inoltre spesso le aziende si limitano all’implementazione di strumenti o soluzioni, senza valutare se sono adeguate e davvero necessarie per perseguire gli obiettivi strategici.
Grazie al Toyota Kata, è possibile sviluppare un modello di miglioramento più efficace e sostenibile nel tempo, caratterizzato principalmente da:
- Miglioramento focalizzato verso gli obiettivi (purpose-driven), che permette di collegare l’operatività alla strategia;
- Miglioramento quotidiano, in cui ogni giorno si mette in atto almeno un piccolo “passo” verso il proprio obiettivo di processo;
- Miglioramento semplice, rivolto e accessibile a qualsiasi azienda e a tutti nell’azienda;
- Miglioramento scientifico, basato sull’approccio sperimentale iterativo, che da un lato limita rischi e costi, dall’altro stimola il coinvolgimento e la creatività delle persone;
- Miglioramento unito e rafforzato dall’apprendimento continuo, attraverso la dinamica del PDCA e la riflessione;
- Miglioramento trasversale (content-free) e replicabile ovunque, in quanto fondato su un metodo che non si limita a processi, prodotti o tecnologie specifici, ma è applicabile a qualsiasi situazione (il “cosa” varia di volta in volta, ma il “come” è sempre lo stesso).
Rendere l’incertezza un’opportunità per crescere
Il contesto economico sta forse uscendo da un’era in cui le principali sfide riguardavano l’efficienza, ed entrando in un’era dove le sfide sono più ampie e complesse.
I metodi manageriali tradizionali cercano di confinare la realtà alla certezza, che poi è solo apparente, mentre quelli futuri potrebbero essere piuttosto orientati a rendere le persone e le organizzazioni efficaci e positive nel gestire l’incertezza.
Se i team dispongono di un metodo efficace, come il Kata del Miglioramento, per procedere attraverso territori ignoti, riusciranno ad attivare e incanalare la propria creatività. E, cosa più importante ancora, l’ignoto e gli ostacoli e cambiamenti che incontreranno non saranno vissuti come minacce bensì come opportunità per apprendere e per migliorare.
Per sviluppare un approccio di questo tipo è fondamentale che i manager, a qualsiasi livello, sviluppino la competenza del coaching per far crescere le capacità delle proprie persone, fornendo loro non tanto istruzioni o soluzioni quanto piuttosto supporti metodologici che le rendano proattive ed autoefficaci.